Algemene Voorwaarden

Wat Wij Bieden

Kworia is een cloudgebaseerd e-facturatieplatform waarmee u facturen, offertes en uitgaven kunt aanmaken, verzenden, ontvangen en beheren. Wij bieden connectiviteit met e-facturatienetwerken (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, France Chorus Pro, FNE Ivoorkust, enz.) via gecertificeerde netwerkproviders. Wij bieden verschillende abonnementen met uiteenlopende functies, limieten en garanties.

Verantwoordelijkheden voor het Account

• U moet correcte informatie verstrekken bij het aanmaken van uw account
• U bent verantwoordelijk voor het beveiligd houden van uw inloggegevens
• U moet ons onmiddellijk op de hoogte brengen van elke onbevoegde toegang
• U bent verantwoordelijk voor alle activiteit onder uw account
• Eén persoon of rechtspersoon mag niet meerdere gratis accounts aanhouden om gebruikslimieten te omzeilen

Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik

U gaat ermee akkoord om niet:

• De dienst te gebruiken voor illegale activiteiten of voor het verzenden van frauduleuze facturen
• Te proberen onbevoegd toegang te krijgen tot onze systemen of tot de gegevens van andere gebruikers
• Anderen te misbruiken, lastig te vallen, te bedreigen of zich voor te doen als iemand anders
• Malware, virussen of andere schadelijke code te uploaden
• Onze broncode te reverse-engineeren, te decompileren of te proberen te achterhalen
• Geautomatiseerde systemen (bots, scrapers) te gebruiken om toegang te krijgen tot de dienst, behalve via onze officiële API
• De dienst door te verkopen of te herdistribueren zonder onze schriftelijke toestemming
• API- of gebruikslimieten opzettelijk te overschrijden om de dienst te verstoren

Schending van dit Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik kan leiden tot onmiddellijke opschorting of beëindiging van het account zonder terugbetaling.

Functies & Limieten van de Abonnementen

Wij bieden meerdere abonnementen met verschillende functies, quota en garanties:

• Gratis abonnement: De kernfacturatie, met een beperkt aantal verzonden e-facturen en beperkte gebruiksquota — genoeg om de dienst kosteloos volwaardig te gebruiken.
• Betaalde abonnementen: Hogere of onbeperkte quota, extra organisaties en opslag en — op de daartoe aangewezen abonnementen — langetermijnarchivering met Archive-Vault.

De actuele functies, quota en prijzen van elk abonnement staan vermeld op de tarievenpagina en bij het afrekenen; de waarden die worden getoond op het moment dat u zich abonneert (of wanneer een wijziging aan u wordt aangekondigd) zijn de waarden die op uw abonnement van toepassing zijn. Alle abonnementen omvatten onbeperkt ontvangen e-facturen en ondersteuning voor meerdere valuta. Limieten zijn onderworpen aan redelijk gebruik en technische beperkingen (geen misbruik of geautomatiseerd gebruik met een hoog volume).

Facturatie- en betalingsvoorwaarden

• Betaalde abonnementen worden maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd via Stripe
• Prijzen zijn in EUR en kunnen per land verschillen (landspecifieke kortingen worden automatisch toegepast bij het afrekenen)
• U machtigt ons om uw betaalmethode bij elke factuurperiode te belasten
• Als een betaling mislukt, brengen wij u hiervan op de hoogte en kunnen wij de dienst na een respijtperiode opschorten
• Extra opslag is beschikbaar als uitbreiding op elk abonnement, tegen een tarief dat wij op aanvraag meedelen
• Alle kosten zijn niet-terugbetaalbaar, behalve waar de wet of ons terugbetalingsbeleid dit vereist

Landspecifieke prijzen

De prijzen kunnen per land verschillen en worden waar mogelijk in uw lokale valuta weergegeven (bijvoorbeeld XOF voor Ivoorkust). De definitieve prijs wordt bij het afrekenen getoond op basis van uw factuurland en kan niet worden gecombineerd met andere promoties.

Abonnementswijzigingen en opzegging

• Upgrades: Gaan onmiddellijk in; u betaalt een naar rato berekend bedrag voor de rest van de factuurperiode
• Downgrades: Gaan in aan het einde van uw huidige factuurperiode; er volgt geen terugbetaling voor ongebruikte tijd
• Opzeggingen: U kunt op elk moment opzeggen; de dienst loopt door tot het einde van de betaalde periode; er volgt geen terugbetaling voor gedeeltelijke maanden

Richtlijn voor Bewaartermijnen (Gemaksfunctie)

Kworia berekent aanbevolen bewaartermijnen op basis van uw locatie en de gangbare wettelijke vereisten:

• België, Duitsland, Frankrijk, Italië: 10 jaar voor facturen en creditnota's
• Nederland, EU-standaard: 7 jaar voor facturen en creditnota's
• Alle rechtsgebieden: 3 jaar voor offertes

Belangrijk: Deze richtlijn wordt uitsluitend als gemaksfunctie geboden en vormt geen juridisch of boekhoudkundig advies. Lokale wetgeving verschilt en kan wijzigen. Raadpleeg uw accountant of belastingadviseur om uw specifieke bewaarvereisten te begrijpen.

AVG-recht op Verwijdering & Verwijderingsverzoeken

Op grond van artikel 17 AVG hebt u het recht om op elk moment verwijdering van uw gegevens te vragen. Kworia respecteert dit recht volledig, ook wanneer documenten zich nog binnen de aanbevolen bewaartermijn bevinden. Echter:

Abonnementen zonder Archive-Vault: Verantwoordelijkheid van de Gebruiker

Deze abonnementen omvatten geen Archive-Vault en geen garanties voor archivering op lange termijn. U bent wettelijk verantwoordelijk voor:

• Het begrijpen van de bewaarvereisten voor facturen in uw rechtsgebied
• Het regelmatig exporteren van uw gegevens voor uw eigen back-up en archivering
• Het opslaan en beschermen van geëxporteerde gegevens om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen
• Het downloaden van alle documenten voordat u verwijdering van uw account aanvraagt
• Franse organisaties vormen de uitzondering: bij elk abonnement leggen wij de exacte bytes vast van de documenten die u verzendt of ontvangt via een e-facturatienetwerk (PEPPOL, FNE), slaan wij ze op in Frankrijk en registreren wij voor elk daarvan een SHA-256-vingerafdruk. Het slot van tien jaar en de bewaargarantie blijven onderdeel van Archive-Vault.

Exporteer uw gegevens zolang uw account open is: bij opzegging of downgrade zeggen wij geen termijn toe waarin ze nog opvraagbaar blijven, en kunnen ze definitief worden verwijderd. Gearchiveerde fiscale documenten met een Archive-Vault-bewaargarantie vormen de uitzondering: ze blijven bewaard tot hun bewaardatum en worden alleen vernietigd als u daar zelf uitdrukkelijk om vraagt en dit bevestigt.

Abonnementen met Archive-Vault: Langetermijnarchivering Inbegrepen

Abonnementen die Archive-Vault omvatten (zoals vermeld op de tarievenpagina) krijgen onze langetermijnarchiveringsdienst die is ontworpen om uw nalevingsverplichtingen te ondersteunen:

• Bewaargarantie van 10 jaar: Wij verbinden ons ertoe uw facturen en e-facturen die via een e-facturatienetwerk (PEPPOL, FNE) zijn verzonden of ontvangen 10 jaar lang veilig te bewaren (of een aangepaste termijn in het kader van een individueel onderhandeld contract)
• Opslag met manipulatiedetectie: Integriteitscontroles en audittrails die zijn ontworpen om de integriteit van documenten aan te tonen
• Nachtelijke integriteitscontrole: elke nacht doorlopen wij de audittrail van uw organisatie volledig opnieuw en herberekenen wij de hash van een roterende steekproef van gearchiveerde objecten aan de hand van hun manifestvermeldingen, te beginnen bij de langst niet gecontroleerde; een afwijking of een verdwijning geeft een alarm en wordt zelf in de audittrail vastgelegd
• Auditklare exports: Exports bevatten verificatiechecksums en metadata voor nalevingsaudits
• Nalevingsdocumentatie: Exports en audittrailgegevens ter ondersteuning van audits door toezichthouders

Let op: Archive-Vault is een opslag- en integriteitsdienst — een hulpmiddel, geen overdracht van verantwoordelijkheid. Het naleven van de wettelijke bewaarplichten blijft op elk abonnement uw verantwoordelijkheid, met of zonder Archive-Vault. De dienst valideert niet de rechtmatigheid of juistheid van de inhoud van uw facturen. U blijft verantwoordelijk voor de juistheid van uw facturen en de naleving van de lokale wetgeving. Ook met Archive-Vault hebt u het AVG-recht om op elk moment verwijdering te vragen (met bevestiging indien dit binnen de bewaartermijn valt).

Gegevensexport & Overdraagbaarheid

U kunt uw gegevens op elk moment exporteren zolang uw account open is, bij elk abonnement. De accountexport is een JSON-bestand met de facturen, offertes, uitgaven, contacten en betalingen die u hebt aangemaakt, samen met een ZIP-archief van uw bijlagen; de pdf's van uw facturen zijn bij elk abonnement beschikbaar. De eigenaar van de organisatie kan daarnaast een JSON-export van de volledige organisatie aanvragen. Wij raden ten zeerste aan regelmatig te exporteren (wekelijks of maandelijks) voor uw eigen back-up, ongeacht uw abonnement.

Aansprakelijkheidsuitsluiting

Kworia is niet aansprakelijk voor gevolgen die voortvloeien uit het niet bijhouden van toereikende financiële documenten, met inbegrip van maar niet beperkt tot fiscale boetes, juridische problemen, mislukte audits of bedrijfsonderbrekingen. Deze beperking geldt ook wanneer u om verwijdering verzoekt tijdens een aanbevolen bewaartermijn nadat u uw verantwoordelijkheid hebt bevestigd.

Serviceniveau-toezeggingen

• Alle abonnementen: De dienst wordt "as is" geleverd zonder beschikbaarheids-SLA. Wij streven naar hoge beschikbaarheid, maar verbinden ons bij geen enkel abonnement aan een beschikbaarheidsniveau. Gepland onderhoud kan plaatsvinden met redelijke voorafgaande kennisgeving.
• Individueel onderhandelde contracten: Een beschikbaarheidstoezegging geldt uitsluitend wanneer die schriftelijk in een afzonderlijk contract is overeengekomen, dat het toegezegde niveau en een eventuele prioritaire incidentafhandeling vastlegt.

Servicetegoeden: Halen wij een beschikbaarheidstoezegging uit een individueel onderhandeld contract in een kalendermaand niet, dan kunt u een servicetegoed claimen van 10% van de kosten van die maand voor elk volledig procentpunt beschikbaarheid onder de toezegging, met een maximum van 100% van de kosten van die maand. Claims moeten binnen 30 dagen na afloop van de betrokken maand worden ingediend via ons ondersteuningsadres, met vermelding van de betrokken periode. Tegoeden worden verrekend met toekomstige facturen en vormen uw enige rechtsmiddel bij niet-nagekomen beschikbaarheidstoezeggingen.

De beschikbaarheid is exclusief gepland onderhoud, gevallen van overmacht, storingen bij derden (aanbieders van e-facturatienetwerken, betalingsverwerkers, hostingproviders) en problemen veroorzaakt door uw handelen of uw apparatuur.

Beperking van Aansprakelijkheid

Wij zijn niet aansprakelijk voor: indirecte schade, incidentele schade, gevolgschade of punitieve schadevergoeding; winstderving; gegevensverlies (behalve wanneer wij archivering hebben gegarandeerd en daarin zijn tekortgeschoten); bedrijfsonderbreking; of schade die voortvloeit uit diensten van derden (e-facturatienetwerken, betalingsverwerkers). Deze beperking geldt voor zover maximaal toegestaan door de wet.

Uitzonderingen van dwingend recht: Niets in deze Voorwaarden sluit onze aansprakelijkheid uit of beperkt deze bij grove schuld of opzet, bij overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, bij fraude, of voor enige aansprakelijkheid die op grond van het toepasselijke recht niet kan worden uitgesloten of beperkt (met inbegrip van de aansprakelijkheid op grond van artikel 82 AVG, voor zover deze niet kan worden beperkt). De hierboven vermelde plafonds gelden in die gevallen niet.

Uitsluiting van garanties

De dienst wordt geleverd "as is" en "as available", zonder garanties van welke aard dan ook, uitdrukkelijk noch impliciet, met inbegrip van maar niet beperkt tot verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel of het niet-inbreukmakende karakter ervan. Wij garanderen niet dat de dienst foutloos, veilig of ononderbroken zal zijn. Wanneer een individueel onderhandeld contract een beschikbaarheidstoezegging bevat, gelden de uitdrukkelijke toezeggingen van dat contract.

Uw Recht op Beëindiging

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen via de instellingen van uw account of door contact op te nemen met de ondersteuning. De opzegging gaat in aan het einde van uw huidige factuurperiode. Er wordt geen terugbetaling gedaan voor gedeeltelijke maanden of ongebruikte quota.

Ons recht op opschorting of beëindiging

Wij kunnen uw account onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving opschorten of beëindigen indien:

• U deze Voorwaarden of ons Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik schendt
• Uw betaling mislukt na redelijke incassopogingen
• Wij hiertoe wettelijk of door een rechterlijke beslissing verplicht zijn
• U frauduleuze of onwettige activiteiten ontplooit
• Uw gebruik een beveiligingsrisico vormt voor onze systemen of voor andere klanten

Beëindigen wij om een aan u toe te rekenen reden, dan volgt geen terugbetaling. Beëindigen wij zonder zulke reden (wat zelden voorkomt), dan betalen wij de ongebruikte abonnementskosten naar rato terug.

Beëindiging door ons zonder opgave van reden

Wij kunnen elk account zonder opgave van reden beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van ten minste 30 dagen (bijvoorbeeld wanneer wij de dienst of een abonnement stopzetten). In dat geval betalen wij het ongebruikte deel van vooruitbetaalde kosten naar rato terug en exporteert u uw gegevens voordat de beëindiging van kracht wordt.

Toegang tot Gegevens na Beëindiging

Exporteren kan op elk moment zolang uw account open is, bij elk abonnement. Wij hanteren geen respijtperiode na opzegging: exporteer voordat u uw account sluit, want uw operationele gegevens kunnen daarna op elk moment definitief worden verwijderd.

Gearchiveerde fiscale documenten met een Archive-Vault-bewaargarantie vormen de uitzondering: ze blijven bewaard tot hun bewaardatum en worden alleen vernietigd als u daar zelf uitdrukkelijk om vraagt en dit bevestigt.

Een afgeronde Archive-Vault-export blijft 7 dagen beschikbaar zodat u die kunt downloaden; daarna wordt het gegenereerde bestand verwijderd. Het archief zelf blijft ongemoeid en u kunt een nieuwe export aanvragen zodra de vorige is afgerond, tot het maximum per export dat de app vermeldt; daarboven exporteert u één boekjaar per keer.

Het is uw verantwoordelijkheid om uw gegevens te exporteren voordat u opzegt of uw account sluit; wij verbinden ons er niet toe u vooraf te waarschuwen.

Intellectueel eigendom

Uw inhoud: U behoudt alle rechten op de gegevens die u aanmaakt (facturen, offertes, contacten). U verleent ons een beperkte licentie om uw gegevens op te slaan, te verwerken en te verzenden, uitsluitend om de dienst te kunnen leveren.

Ons platform: Kworia, onze software, onze API's, onze documentatie en onze huisstijl zijn ons intellectueel eigendom (of aan ons in licentie gegeven). U mag ons platform niet kopiëren, wijzigen, verspreiden of onderwerpen aan reverse-engineering.

Diensten van derden

Wij integreren met diensten van derden (Storecove voor e-facturatie, Stripe voor betalingen). Uw gebruik van deze diensten valt onder hun respectieve voorwaarden en privacyverklaringen. Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen of wijzigingen bij deze derden.

Verwerkersovereenkomst

Voor zover wij persoonsgegevens namens u verwerken, maakt onze Verwerkersovereenkomst door verwijzing deel uit van deze Voorwaarden en geldt zij voor alle abonnementen zonder afzonderlijke ondertekening (een medeondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar). In aangelegenheden van gegevensverwerking prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven deze Voorwaarden; voor al het overige, met inbegrip van de hierboven vermelde aansprakelijkheidsplafonds, prevaleren deze Voorwaarden. De aansprakelijkheid op grond van de Verwerkersovereenkomst is onderworpen aan dezelfde plafonds en dezelfde uitzonderingen van dwingend recht als deze Voorwaarden.

Toepasselijk Recht

Deze Voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht (waar Soatdev IT Consulting SRL is geregistreerd), zonder rekening te houden met de beginselen van conflictenrecht. Als u consument bent in de Europese Unie, behoudt u de bescherming van het dwingende consumentenrecht van uw land van verblijf.

Geschillenbeslechting

Voor zakelijke en grootzakelijke klanten: Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, België, of zoals bepaald in uw individueel onderhandelde contract.

Voor Consumenten in de EU: U hebt het recht om geschillen voor te leggen aan de rechter van uw land van verblijf. U kunt ook gebruikmaken van het platform voor onlinegeschillenbeslechting van de Europese Commissie: ec.europa.eu/consumers/odr

Wijzigingen van deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden per e-mail meegedeeld en ten minste 30 dagen voordat zij van kracht worden op onze website gepubliceerd. Voortgezet gebruik na wijzigingen geldt als aanvaarding. Als u niet akkoord gaat met de nieuwe voorwaarden, kunt u uw account beëindigen.

Contact

Juridische Vragen: support@kworia.com

Algemene Ondersteuning: support@kworia.com

Functionaris voor Gegevensbescherming: support@kworia.com

Soatdev IT Consulting SRL
Ondernemingsnummer: BE1014369580
Geregistreerd adres: Leopold de Waelplaats 28, 2000, Antwerpen, Belgium
Btw-nummer: BE1014.369.580