Termini di servizio

Che cosa offriamo

Kworia è una piattaforma di fatturazione elettronica in cloud che Le consente di creare, inviare, ricevere e gestire fatture, preventivi e spese. Forniamo la connettività alle reti di fatturazione elettronica (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, Chorus Pro in Francia, FNE Costa d'Avorio, ecc.) tramite fornitori di rete certificati. Offriamo diversi piani di abbonamento con funzionalità, limiti e garanzie differenti.

Obblighi relativi all'account

• Lei deve fornire informazioni esatte al momento della creazione dell'account
• Lei è responsabile del mantenimento della sicurezza delle credenziali del proprio account
• Lei deve segnalarci immediatamente qualsiasi accesso non autorizzato
• Lei è responsabile di ogni attività svolta tramite il proprio account
• Una stessa persona o entità giuridica non può mantenere più account gratuiti per aggirare i limiti di utilizzo

Politica di uso consentito

Lei si impegna a non:

• Utilizzare il servizio per attività illecite o per trasmettere fatture fraudolente
• Tentare di ottenere accessi non autorizzati ai nostri sistemi o ai dati di altri utenti
• Insultare, molestare, minacciare o spacciarsi per altri
• Caricare malware, virus o qualsiasi codice dannoso
• Decompilare, sottoporre a reverse engineering o tentare di estrarre il nostro codice sorgente
• Utilizzare sistemi automatizzati (bot, scraper) per accedere al servizio se non tramite la nostra API ufficiale
• Rivendere o ridistribuire il servizio senza la nostra autorizzazione scritta
• Superare intenzionalmente i limiti di frequenza di API o di utilizzo per compromettere il servizio

La violazione della presente Politica di uso consentito può comportare la sospensione o la cessazione immediata dell'account senza rimborso.

Funzionalità e limiti dei piani

Offriamo diversi piani di abbonamento con funzionalità, quote e garanzie differenti:

• Piano gratuito: fatturazione essenziale, con invii di fatture elettroniche e quote di utilizzo limitati, sufficienti per usare concretamente il servizio a costo zero.
• Piani a pagamento: quote più elevate o illimitate, organizzazioni e spazio di archiviazione aggiuntivi e, sui piani appositamente designati, l'archiviazione a lungo termine Archive-Vault.

Le funzionalità, le quote e i prezzi vigenti di ciascun piano sono indicati nella pagina dei prezzi e in fase di pagamento; i valori visualizzati al momento della sottoscrizione (o quando Le viene comunicata una modifica) sono quelli applicabili al Suo abbonamento. Tutti i piani includono la ricezione illimitata di fatture elettroniche e il supporto multivaluta. I limiti sono soggetti a un uso corretto e a vincoli tecnici (nessun abuso né utilizzo automatizzato ad alto volume).

Condizioni di fatturazione e pagamento

• I piani a pagamento sono fatturati mensilmente o annualmente in via anticipata tramite Stripe
• I prezzi sono in EUR e possono variare in base al Paese (gli sconti specifici per Paese sono applicati automaticamente al momento del pagamento)
• Lei ci autorizza ad addebitare l'importo sul Suo metodo di pagamento a ogni ciclo di fatturazione
• In caso di mancato pagamento, La informeremo e potremo sospendere il servizio decorso un periodo di tolleranza
• Lo spazio di archiviazione aggiuntivo è disponibile come componente supplementare di qualsiasi piano, a una tariffa che indichiamo su richiesta
• Tutti i corrispettivi non sono rimborsabili, salvo quanto previsto dalla legge o dalla nostra politica di rimborso

Prezzi specifici per Paese

I prezzi possono variare in base al Paese e sono indicati nella valuta locale ove disponibile (ad esempio XOF per la Costa d'Avorio). Il prezzo finale è mostrato al momento del pagamento in funzione del Suo Paese di fatturazione e non è cumulabile con altre promozioni.

Modifiche e disdetta del piano

• Passaggi a un piano superiore: hanno effetto immediato; Le viene addebitato un importo proporzionale al periodo di fatturazione residuo
• Passaggi a un piano inferiore: hanno effetto al termine del periodo di fatturazione in corso; nessun rimborso per il tempo non utilizzato
• Disdette: Lei può recedere in qualsiasi momento; il servizio prosegue fino al termine del periodo pagato; nessun rimborso per i mesi parziali

Indicazioni sui periodi di conservazione (funzionalità di comodità)

Kworia calcola i periodi di conservazione consigliati in base alla Sua ubicazione e ai requisiti di legge più diffusi:

• Belgio, Germania, Francia, Italia: 10 anni per fatture e note di credito
• Paesi Bassi, impostazione predefinita UE: 7 anni per fatture e note di credito
• Tutte le giurisdizioni: 3 anni per i preventivi

Importante: queste indicazioni sono fornite unicamente a titolo di comodità e non costituiscono consulenza legale o contabile. Le leggi locali variano e possono cambiare. Consulti il Suo commercialista o consulente fiscale per conoscere i requisiti di conservazione specifici applicabili.

Diritto alla cancellazione ai sensi del GDPR e richieste di cancellazione

Ai sensi dell'articolo 17 del GDPR, Lei ha il diritto di chiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati. Kworia rispetta pienamente tale diritto, anche se i documenti rientrano nei periodi di conservazione consigliati. Tuttavia:

Piani privi di Archive-Vault: responsabilità dell'utente

I piani privi di Archive-Vault non offrono garanzie di archiviazione a lungo termine. Lei è giuridicamente responsabile di:

• Conoscere i requisiti di conservazione delle fatture previsti dalla Sua giurisdizione
• Esportare regolarmente i propri dati ai fini di backup e archiviazione personali
• Conservare e proteggere i dati esportati per soddisfare gli obblighi di conservazione di legge
• Scaricare tutti i documenti prima di richiedere la cancellazione dell'account
• Le organizzazioni francesi sono l'eccezione: su tutti i piani acquisiamo i byte esatti dei documenti che Lei trasmette o riceve tramite una rete di fatturazione elettronica (PEPPOL, FNE), li conserviamo in Francia e registriamo un'impronta SHA-256 per ciascuno di essi. Il blocco di dieci anni e la garanzia di conservazione restano propri di Archive-Vault.

Esporti i propri dati finché il Suo account è aperto: in caso di disdetta o passaggio a un piano inferiore non ci impegniamo ad alcun termine di recupero e i dati possono essere cancellati definitivamente. I documenti fiscali archiviati con una garanzia di conservazione Archive-Vault sono l'eccezione: sono conservati fino alla loro data di conservazione e vengono distrutti solo se ne fa richiesta espressa e la conferma.

Piani con Archive-Vault: archiviazione a lungo termine inclusa

I piani che includono Archive-Vault (come indicato nella pagina dei prezzi) dispongono del nostro servizio di archiviazione a lungo termine, progettato per supportare i Suoi obblighi di conformità:

• Garanzia di conservazione decennale: ci impegniamo a conservare in modo sicuro le Sue fatture e fatture elettroniche trasmesse o ricevute tramite una rete di fatturazione elettronica (PEPPOL, FNE) per 10 anni (o per il periodo personalizzato previsto da un contratto negoziato individualmente)
• Archiviazione con rilevamento delle manomissioni: controlli di integrità e piste di controllo progettati per comprovare l'integrità dei documenti
• Verifica di integrità notturna: ogni notte ripercorriamo per intero la pista di controllo della Sua organizzazione e ricalcoliamo l'hash di un campione a rotazione di oggetti archiviati rispetto alle voci del manifesto, partendo da quelli verificati meno di recente; una discrepanza o una scomparsa genera un allarme e viene registrata nella pista di controllo stessa
• Esportazioni pronte per gli audit di conformità: le esportazioni includono checksum di verifica e metadati a supporto delle verifiche di conformità
• Documentazione di conformità: esportazioni e registrazioni delle piste di controllo a supporto degli audit normativi

Nota: Archive-Vault è un servizio di archiviazione e integrità: uno strumento, non un trasferimento di responsabilità. Il rispetto degli obblighi di legge in materia di conservazione resta di Sua responsabilità in tutti i piani, con o senza Archive-Vault. Non verifica la liceità o l'esattezza del contenuto delle Sue fatture. Lei resta responsabile della correttezza delle proprie fatture e della conformità alle leggi locali. Anche con Archive-Vault, Lei conserva il diritto, ai sensi del GDPR, di chiedere la cancellazione in qualsiasi momento (previa dichiarazione, se durante il periodo di conservazione).

Esportazione e portabilità dei dati

Può esportare i propri dati in qualsiasi momento finché il Suo account è aperto, su tutti i piani. L'esportazione dell'account è un file JSON con le fatture, i preventivi, le spese, i contatti e i pagamenti che ha creato, insieme a un archivio ZIP dei Suoi allegati; i PDF delle Sue fatture sono disponibili su tutti i piani. Il titolare dell'organizzazione può inoltre richiedere un'esportazione JSON dell'intera organizzazione. Le consigliamo vivamente di effettuare esportazioni regolari (settimanali o mensili) come backup personale, indipendentemente dal piano sottoscritto.

Esclusione di responsabilità

Kworia non risponde di alcuna conseguenza derivante dalla mancata conservazione di adeguate scritture contabili da parte Sua, comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, sanzioni fiscali, controversie legali, esiti negativi di audit o interruzioni dell'attività. Tale limitazione si applica anche qualora Lei richieda la cancellazione durante un periodo di conservazione consigliato dopo aver dichiarato di assumersene la responsabilità.

Impegni sui livelli di servizio

• Tutti i piani: il servizio è fornito "così com'è", senza SLA di disponibilità. Ci adoperiamo per un'elevata disponibilità, ma non assumiamo alcun impegno di disponibilità su alcun piano. Possono essere effettuati interventi di manutenzione programmata con ragionevole preavviso.
• Contratti negoziati individualmente: un impegno di disponibilità si applica soltanto ove sia concordato per iscritto in un contratto separato, che indica il livello impegnato e l'eventuale priorità di gestione degli incidenti.

Crediti di servizio: se un contratto negoziato individualmente prevede un impegno di disponibilità e in un mese solare non lo rispettiamo, Lei può richiedere un credito di servizio pari al 10% del canone di quel mese per ogni punto percentuale intero di disponibilità al di sotto dell'impegno, fino a un massimo del 100% del canone dello stesso mese. Le richieste devono essere presentate entro 30 giorni dalla fine del mese interessato, tramite il nostro indirizzo e-mail di assistenza e indicando il periodo interessato. I crediti sono applicati alle fatture successive e costituiscono il Suo unico rimedio in caso di mancato rispetto degli impegni di disponibilità.

Il calcolo della disponibilità esclude la manutenzione programmata, gli eventi di forza maggiore, i disservizi di terze parti (fornitori di reti di fatturazione elettronica, prestatori di servizi di pagamento, fornitori di hosting) e i problemi causati da Sue azioni o dalle Sue apparecchiature.

Limitazione di responsabilità

Non rispondiamo di: danni indiretti, accidentali, consequenziali o punitivi; mancato guadagno; perdita di dati (salvo il caso in cui avessimo garantito l'archiviazione e non vi avessimo adempiuto); interruzione dell'attività; danni derivanti da servizi di terze parti (reti di fatturazione elettronica, gestori dei pagamenti). Tale limitazione si applica nella misura massima consentita dalla legge.

Eccezioni di diritto imperativo: nessuna disposizione dei presenti Termini esclude o limita la nostra responsabilità per colpa grave o dolo, per morte o lesioni personali causate da nostra negligenza, per frode, né per qualsiasi responsabilità che non possa essere esclusa o limitata ai sensi della legge applicabile (compresa la responsabilità di cui all'articolo 82 del GDPR, nella misura in cui non possa essere limitata). I massimali sopra indicati non si applicano a tali ipotesi.

Esclusione di garanzie

Il servizio è fornito "così com'è" e "come disponibile", senza garanzie di alcun tipo, espresse o implicite, comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelle di commerciabilità, idoneità a uno scopo specifico o non violazione di diritti altrui. Non garantiamo che il servizio sia esente da errori, sicuro o privo di interruzioni. Ove un contratto negoziato individualmente preveda un impegno di disponibilità, si applicano gli impegni espressi in tale contratto.

Il Suo diritto di recesso

Lei può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio account o contattando l'assistenza. La disdetta ha effetto al termine del periodo di fatturazione in corso. Non sono previsti rimborsi per i mesi parziali o per le quote non utilizzate.

Il nostro diritto di sospendere o risolvere il contratto

Possiamo sospendere il Suo account o risolvere il contratto e chiudere il Suo account immediatamente, senza preavviso, se:

• Lei viola i presenti Termini o la nostra Politica di uso consentito
• Il Suo pagamento non va a buon fine dopo ragionevoli tentativi di incasso
• Siamo tenuti a farlo per legge o per ordine dell'autorità giudiziaria
• Lei svolge attività fraudolente o illecite
• Il Suo utilizzo costituisce un rischio per la sicurezza dei nostri sistemi o di altri utenti

In caso di risoluzione per inadempimento non è previsto alcun rimborso. Qualora risolvessimo il contratto senza giusta causa (ipotesi rara), rimborseremo in misura proporzionale i canoni di abbonamento non utilizzati.

Recesso da parte nostra senza giusta causa

Possiamo recedere da qualsiasi account senza giusta causa con un preavviso scritto di almeno 30 giorni (ad esempio in caso di cessazione del servizio o di un piano). In tal caso rimborsiamo in misura proporzionale la parte non utilizzata dei corrispettivi già pagati e Le spetta esportare i propri dati prima che la cessazione produca effetti.

Accesso ai dati dopo la cessazione

L'esportazione è disponibile in qualsiasi momento finché il Suo account è aperto, su tutti i piani. Non applichiamo alcun periodo di tolleranza dopo la disdetta: esporti prima di chiudere l'account, perché in seguito i Suoi dati operativi possono essere cancellati definitivamente in qualsiasi momento.

I documenti fiscali archiviati con una garanzia di conservazione Archive-Vault sono l'eccezione: sono conservati fino alla loro data di conservazione e vengono distrutti solo se ne fa richiesta espressa e la conferma.

Un'esportazione di Archive-Vault completata resta disponibile per 7 giorni affinché Lei possa scaricarla; successivamente il file generato viene eliminato. L'archivio in sé non ne è toccato e Lei può richiedere una nuova esportazione non appena quella in corso è terminata, fino al limite massimo per esportazione indicato nell'applicazione; oltre tale limite, esporti un esercizio alla volta.

È Sua responsabilità esportare i dati prima di disdire o chiudere l'account; non ci impegniamo ad avvisarLa in anticipo.

Proprietà intellettuale

I Suoi contenuti: Lei conserva tutti i diritti sui dati che crea (fatture, preventivi, contatti). Ci concede una licenza limitata a conservare, trattare e trasmettere i Suoi dati al solo fine di erogare il servizio.

La nostra piattaforma: Kworia, il nostro software, le API, la documentazione e i segni distintivi sono di nostra proprietà intellettuale (o a noi concessi in licenza). Lei non può copiare, modificare, distribuire o sottoporre a reverse engineering la nostra piattaforma.

Servizi di terze parti

Ci integriamo con servizi di terze parti (Storecove per la fatturazione elettronica, Stripe per i pagamenti). L'utilizzo di tali servizi è soggetto ai rispettivi termini e alle rispettive informative sulla privacy. Non rispondiamo di disservizi o modifiche dei servizi di terze parti.

Accordo sul trattamento dei dati

Quando trattiamo dati personali per Suo conto, il nostro Accordo sul trattamento dei dati è incorporato nei presenti Termini mediante rinvio e si applica a tutti i piani senza sottoscrizione separata (su richiesta forniamo una copia controfirmata). Per le questioni relative al trattamento dei dati, l'Accordo sul trattamento dei dati prevale sui presenti Termini; per tutto il resto, compresi i massimali di responsabilità sopra indicati, prevalgono i presenti Termini. La responsabilità ai sensi dell'Accordo sul trattamento dei dati è soggetta ai medesimi massimali e alle medesime eccezioni di diritto imperativo previsti dai presenti Termini.

Legge applicabile

I presenti Termini sono regolati dalla legge belga (Paese in cui è registrata Soatdev IT Consulting SRL), con esclusione delle norme di conflitto di leggi. Se Lei è un consumatore nell'Unione europea, conserva la tutela delle norme imperative a protezione dei consumatori vigenti nel Suo Paese di residenza.

Risoluzione delle controversie

Per utenti aziendali: le eventuali controversie saranno devolute alla competenza esclusiva del foro di Bruxelles, in Belgio, o secondo quanto previsto dal Suo contratto negoziato individualmente.

Per i consumatori UE: Lei ha il diritto di adire i tribunali del proprio Paese di residenza. Può inoltre ricorrere alla piattaforma di risoluzione delle controversie online della Commissione europea: ec.europa.eu/consumers/odr

Modifiche ai presenti Termini

Possiamo aggiornare periodicamente i presenti Termini. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via e-mail e pubblicate sul nostro sito web almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore. La prosecuzione dell'utilizzo dopo le modifiche ne costituisce accettazione. Se non accetta i nuovi termini, Lei può chiudere il proprio account.

Contatti

Richieste legali: support@kworia.com

Assistenza generale: support@kworia.com

Responsabile della protezione dei dati: support@kworia.com

Soatdev IT Consulting SRL
Numero di iscrizione al Registro delle Imprese: BE1014369580
Sede legale: Leopold de Waelplaats 28, 2000, Antwerpen, Belgium
Partita IVA: BE1014.369.580