Conditions générales d'utilisation

Ce que nous fournissons

Kworia est une plateforme de facturation électronique basée sur le cloud qui vous permet de créer, envoyer, recevoir et gérer des factures, devis et dépenses. Nous fournissons une connectivité aux réseaux de facturation électronique (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, France Chorus Pro, FNE Côte d'Ivoire, etc.) via des fournisseurs de réseau certifiés. Nous proposons différents plans d'abonnement avec des fonctionnalités, limites et garanties variables.

Responsabilités du compte

• Vous devez fournir des informations exactes lors de la création de votre compte
• Vous êtes responsable du maintien de la sécurité de vos identifiants de compte
• Vous devez nous informer immédiatement de tout accès non autorisé
• Vous êtes responsable de toute activité sous votre compte
• Une personne ou entité juridique ne peut pas maintenir plusieurs comptes gratuits pour contourner les limites d'utilisation

Politique d'utilisation acceptable

Vous acceptez de ne pas :

• Utiliser le service pour toute activité illégale ou pour transmettre des factures frauduleuses
• Tenter d'accéder de manière non autorisée à nos systèmes ou aux données d'autres utilisateurs
• Abuser, harceler, menacer ou usurper l'identité d'autrui
• Télécharger des logiciels malveillants, virus ou tout code nuisible
• Effectuer de l'ingénierie inverse, décompiler ou tenter d'extraire notre code source
• Utiliser des systèmes automatisés (bots, scrapers) pour accéder au service sauf via notre API officielle
• Revendre ou redistribuer le service sans notre autorisation écrite
• Dépasser intentionnellement les limites d'API ou de taux d'utilisation pour perturber le service

La violation de cette Politique d'utilisation acceptable peut entraîner une suspension ou résiliation immédiate du compte sans remboursement.

Fonctionnalités & limites des plans

Nous proposons plusieurs plans d'abonnement avec différentes fonctionnalités, quotas et garanties :

• Plan gratuit : La facturation essentielle, avec un nombre limité d'e-factures envoyées et des quotas d'utilisation restreints — de quoi utiliser réellement le service sans frais.
• Plans payants : Des quotas supérieurs ou illimités, des organisations et un espace de stockage supplémentaires et, sur les plans désignés, l'archivage à long terme Archive-Vault.

Les fonctionnalités, quotas et prix actuels de chaque plan sont indiqués sur la page des tarifs et au moment du paiement ; les valeurs affichées lors de votre souscription (ou lorsqu'une modification vous est annoncée) sont celles qui s'appliquent à votre abonnement. Tous les plans incluent des e-factures reçues illimitées et un support multi-devises. Les limites sont soumises à une utilisation équitable et à des contraintes techniques (pas d'abus ou d'utilisation automatisée à haut volume).

Conditions de facturation et de paiement

• Les plans payants sont facturés mensuellement ou annuellement, par avance, via Stripe
• Les prix sont exprimés en EUR et peuvent varier selon le pays (les remises propres à certains pays sont appliquées automatiquement au moment du paiement)
• Vous nous autorisez à débiter votre moyen de paiement à chaque cycle de facturation
• En cas d'échec du paiement, nous vous en informerons et pourrons suspendre le service à l'issue d'un délai de grâce
• Du stockage supplémentaire est disponible en option sur n'importe quel plan, à un tarif que nous communiquons sur demande
• Tous les frais sont non remboursables, sauf lorsque la loi ou notre politique de remboursement l'exige

Tarification par pays

Les tarifs peuvent varier selon le pays et sont affichés dans votre devise locale lorsque celle-ci est disponible (par exemple, XOF pour la Côte d'Ivoire). Le tarif définitif est indiqué au moment du paiement en fonction de votre pays de facturation et ne peut pas être cumulé avec d'autres promotions.

Modifications d'abonnement et résiliations

• Passages à une offre supérieure : ils prennent effet immédiatement ; un montant calculé au prorata vous est facturé pour le reste de la période de facturation
• Passages à une offre inférieure : ils prennent effet à la fin de votre période de facturation en cours ; aucun remboursement n'est accordé pour la durée non utilisée
• Résiliations : vous pouvez résilier à tout moment ; le service se poursuit jusqu'à la fin de la période payée ; aucun remboursement n'est accordé pour les mois entamés

Indications sur les périodes de conservation (fonctionnalité de commodité)

Kworia calcule les périodes de conservation recommandées en fonction de votre emplacement et des exigences légales courantes :

• Belgique, Allemagne, France, Italie : 10 ans pour les factures et avoirs
• Pays-Bas, UE par défaut : 7 ans pour les factures et avoirs
• Toutes les juridictions : 3 ans pour les devis

Important : Ces conseils sont fournis à titre de commodité uniquement et ne constituent pas des conseils juridiques ou comptables. Les lois locales varient et peuvent changer. Consultez votre comptable ou conseiller fiscal pour comprendre vos exigences de conservation spécifiques.

Droit RGPD à l'effacement & demandes de suppression

En vertu de l'article 17 du RGPD, vous avez le droit de demander la suppression de vos données à tout moment. Kworia respecte pleinement ce droit, même si les documents sont dans les périodes de conservation recommandées. Cependant :

Plans sans Archive-Vault : responsabilité de l'utilisateur

Ces plans n'incluent pas Archive-Vault ni de garanties d'archivage à long terme. Vous êtes légalement responsable de :

• Comprendre les exigences de conservation de factures de votre juridiction
• Exporter régulièrement vos données pour votre propre sauvegarde et archivage
• Stocker et protéger les données exportées pour répondre aux obligations légales de conservation
• Télécharger tous les documents avant de demander la suppression du compte
• Les organisations françaises font exception : sur tous les plans, nous capturons les octets exacts des documents que vous transmettez ou recevez via un réseau de facturation électronique (PEPPOL, FNE), nous les stockons en France et nous enregistrons une empreinte SHA-256 pour chacun d'eux. Le verrou de dix ans et la garantie de conservation restent propres à Archive-Vault.

Exportez vos données tant que votre compte est ouvert : en cas d'annulation ou de rétrogradation, nous ne nous engageons sur aucune durée de récupération et vos données peuvent être définitivement supprimées. Les documents fiscaux archivés sous garantie de conservation Archive-Vault font exception : ils sont conservés jusqu'à leur date de conservation et ne sont détruits que sur votre propre demande, documentée.

Plans avec Archive-Vault : archivage à long terme inclus

Les plans qui incluent Archive-Vault (tel qu'indiqué sur la page des tarifs) bénéficient de notre service d'archivage à long terme conçu pour soutenir vos obligations de conformité :

• Garantie de conservation de 10 ans : Nous nous engageons à stocker vos factures et e-factures transmises ou reçues via un réseau de facturation électronique (PEPPOL, FNE) de manière sécurisée pendant 10 ans (ou pour une période personnalisée dans le cadre d'un contrat négocié individuellement)
• Stockage à intégrité vérifiable : Vérifications d'intégrité et pistes d'audit conçues pour attester l'intégrité des documents
• Vérification d'intégrité nocturne : chaque nuit, nous reparcourons intégralement la piste d'audit de votre organisation et recalculons l'empreinte d'un échantillon tournant d'objets archivés, en commençant par les moins récemment vérifiés ; un écart ou une disparition déclenche une alerte et est lui-même consigné dans la piste d'audit
• Exportations prêtes pour l'audit : Les exportations incluent des checksums de vérification et des métadonnées pour les audits de conformité
• Documentation de conformité : Exports et enregistrements de pistes d'audit pour soutenir les audits réglementaires

Note : Archive-Vault est un service de stockage et d'intégrité — un outil, et non un transfert de responsabilité. Le respect des obligations légales de conservation demeure votre responsabilité sur tous les plans, avec ou sans Archive-Vault. Il ne valide pas la légalité ou l'exactitude du contenu de vos factures. Vous restez responsable de l'exactitude de vos factures et de la conformité aux lois locales. Même avec Archive-Vault, vous avez le droit RGPD de demander la suppression à tout moment (avec reconnaissance si pendant la conservation).

Export de données & portabilité

Vous pouvez exporter vos données à tout moment tant que votre compte est ouvert, sur tous les plans. L'export du compte est un fichier JSON contenant les factures, devis, dépenses, contacts et paiements que vous avez créés, accompagné d'une archive ZIP de vos pièces jointes ; les PDF de vos factures sont disponibles sur tous les plans. Le propriétaire de l'organisation peut en outre demander un export JSON de l'organisation entière. Nous recommandons fortement des exportations régulières (hebdomadaires ou mensuelles) pour vos propres sauvegardes, quel que soit votre niveau de plan.

Clause de non-responsabilité

Kworia n'est pas responsable des conséquences découlant de votre manquement à maintenir des documents financiers adéquats, y compris mais sans s'y limiter les pénalités fiscales, les problèmes juridiques, les échecs d'audit ou les perturbations commerciales. Cette limitation s'applique même si vous demandez la suppression pendant une période de conservation recommandée après avoir reconnu votre responsabilité.

Engagements de niveau de service

• Tous les plans d'abonnement : Le service est fourni « tel quel », sans SLA de disponibilité. Nous visons une haute disponibilité mais ne nous engageons sur aucun niveau de disponibilité pour aucun plan. Une maintenance planifiée peut avoir lieu moyennant un préavis raisonnable.
• Contrats négociés individuellement : Un engagement de disponibilité s'applique uniquement lorsqu'il est convenu par écrit dans un contrat distinct, qui précise le niveau engagé et l'éventuelle priorité de traitement des incidents.

Crédits de service : Lorsqu'un contrat négocié individuellement prévoit un engagement de disponibilité et que nous ne le respectons pas au cours d'un mois civil, vous pouvez demander un crédit de service de 10 % des frais du mois concerné pour chaque point de pourcentage entier de disponibilité en deçà de l'engagement, dans la limite de 100 % des frais de ce mois. Toute demande doit être introduite dans les 30 jours suivant la fin du mois concerné, par courriel auprès de notre support, en identifiant la période concernée. Les crédits sont imputés sur des factures futures et constituent votre unique recours en cas de non-respect des engagements de disponibilité.

La disponibilité exclut la maintenance planifiée, les événements de force majeure, les défaillances de services tiers (fournisseurs de réseaux de facturation électronique, prestataires de paiement, hébergeurs) et les problèmes causés par vos actions ou équipements.

Limitation de responsabilité

Nous ne sommes pas responsables de : dommages indirects, accessoires, consécutifs ou punitifs ; pertes de profits ; perte de données (sauf lorsque nous avons garanti l'archivage et échoué) ; interruption d'activité ; ou dommages découlant de services tiers (réseaux de facturation électronique, processeurs de paiement). Cette limitation s'applique dans la mesure maximale permise par la loi.

Exceptions de droit impératif : Aucune disposition des présentes CGU n'exclut ni ne limite notre responsabilité en cas de faute lourde ou de faute intentionnelle, en cas de décès ou de dommage corporel causé par notre négligence, en cas de fraude, ni pour toute responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit applicable (y compris la responsabilité au titre de l'article 82 du RGPD dans la mesure où elle ne peut être limitée). Les plafonds ci-dessus ne s'appliquent pas à ces cas.

Exclusion de garanties

Le service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, sans s'y limiter, les garanties de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier ou d'absence de contrefaçon. Nous ne garantissons pas que le service sera exempt d'erreurs, sécurisé ou ininterrompu. Lorsqu'un contrat négocié individuellement prévoit un engagement de disponibilité, les engagements explicites de ce contrat s'appliquent.

Votre droit de résiliation

Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment depuis les paramètres de votre compte ou en contactant le support. L'annulation prend effet à la fin de votre période de facturation actuelle. Aucun remboursement n'est fourni pour les mois partiels ou les quotas non utilisés.

Notre droit de suspendre ou de résilier

Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte immédiatement et sans préavis si :

• Vous enfreignez ces CGU ou notre Politique d'utilisation acceptable
• Votre paiement échoue après des tentatives de recouvrement raisonnables
• La loi ou une décision de justice nous y contraint
• Vous vous livrez à une activité frauduleuse ou illégale
• Votre utilisation fait peser un risque de sécurité sur nos systèmes ou sur d'autres utilisateurs

Si nous résilions pour un motif légitime, aucun remboursement n'est accordé. Si nous résilions sans motif (cas rare), nous vous rembourserons au prorata les frais d'abonnement non utilisés.

Résiliation pour convenance de notre part

Nous pouvons résilier tout compte sans motif moyennant un préavis écrit d'au moins 30 jours (par exemple en cas d'arrêt du service ou d'un plan). Dans ce cas, nous remboursons au prorata la part non utilisée des frais prépayés, et il vous appartient d'exporter vos données avant que la résiliation ne prenne effet.

Accès aux données après résiliation

L'export est disponible à tout moment tant que votre compte est ouvert, sur tous les plans. Nous n'appliquons aucun délai de grâce après la résiliation : exportez avant de fermer votre compte, car vos données opérationnelles peuvent ensuite être définitivement supprimées à tout moment.

Les documents fiscaux archivés sous garantie de conservation Archive-Vault font exception : ils sont conservés jusqu'à leur date de conservation et ne sont détruits que sur votre propre demande, documentée.

Un export Archive-Vault terminé est conservé pendant 7 jours pour vous permettre de le télécharger, après quoi le fichier généré est supprimé. L'archive elle-même n'est pas affectée et vous pouvez commander un nouvel export dès que le précédent est terminé, dans la limite du plafond par export indiqué dans l'application ; au-delà, exportez un exercice à la fois.

Il vous appartient d'exporter vos données avant d'annuler ou de fermer votre compte ; nous ne nous engageons pas à vous en avertir au préalable.

Propriété intellectuelle

Votre contenu : vous conservez tous les droits sur les données que vous créez (factures, devis, contacts). Vous nous accordez une licence limitée pour stocker, traiter et transmettre vos données à seule fin de fournir le service.

Notre plateforme : Kworia, nos logiciels, nos API, notre documentation et nos éléments de marque constituent notre propriété intellectuelle (ou nous sont concédés sous licence). Vous ne pouvez pas copier, modifier, distribuer notre plateforme ni la soumettre à de l'ingénierie inverse.

Services tiers

Nous nous intégrons à des services tiers (Storecove pour la facturation électronique, Stripe pour les paiements). Votre utilisation de ces services est soumise à leurs conditions et politiques de confidentialité respectives. Nous ne sommes pas responsables des défaillances ou des changements affectant ces services tiers.

Accord de traitement des données

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour votre compte, notre Accord de traitement des données est incorporé aux présentes CGU par référence et s'applique à tous les plans sans signature distincte (un exemplaire contresigné est disponible sur demande). Pour les questions relatives au traitement des données, l'Accord de traitement des données prévaut sur les présentes CGU ; pour tout le reste, y compris les plafonds de responsabilité ci-dessus, les présentes CGU prévalent. La responsabilité au titre de l'Accord de traitement des données est soumise aux mêmes plafonds et aux mêmes exceptions de droit impératif que les présentes CGU.

Loi applicable

Ces CGU sont régies par le droit belge (où Soatdev IT Consulting SRL est enregistrée), sans égard aux principes de conflit de lois. Si vous êtes un consommateur dans l'Union européenne, vous conservez la protection des lois de consommation obligatoires de votre pays de résidence.

Résolution des litiges

Pour les Utilisateurs Professionnels & Entreprises : Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, Belgique, ou de ce qui est spécifié dans votre contrat négocié individuellement.

Pour les Consommateurs UE : Vous avez le droit de porter les litiges devant les tribunaux de votre pays de résidence. Vous pouvez également utiliser la plateforme de règlement des litiges en ligne de la Commission Européenne : ec.europa.eu/consumers/odr

Modifications de ces CGU

Nous pouvons mettre à jour ces CGU de temps en temps. Les changements importants seront communiqués par e-mail et publiés sur notre site Web au moins 30 jours avant d'entrer en vigueur. L'utilisation continue après les modifications constitue une acceptation. Si vous n'acceptez pas les nouvelles conditions, vous pouvez résilier votre compte.

Contact

Demandes Juridiques : support@kworia.com

Support Général : support@kworia.com

Délégué à la Protection des Données : support@kworia.com

Soatdev IT Consulting SRL
Numéro d'enregistrement : BE1014369580
Adresse du siège : Leopold de Waelplaats 28, 2000, Antwerpen, Belgium
Numéro de TVA : BE1014.369.580