Perguntas frequentes sobre retenção e eliminação de dados
Compreender as suas responsabilidades e os seus direitos
Versão 1.3
Última atualização: 30 de agosto de 2026
Noções básicas de retenção
A Kworia conserva as minhas faturas por mim?
A Kworia conserva as minhas faturas por mim?
A Kworia é uma plataforma SaaS e não uma sociedade de contabilidade. Não estamos legalmente obrigados a conservar os seus registos financeiros.
Disponibilizamos funcionalidades de retenção de dados por conveniência, mas é legalmente responsável pela conservação dos seus próprios registos, de acordo com a legislação fiscal e contabilística local (habitualmente 7 a 10 anos no caso das faturas).
Recomendamos vivamente que:
- Transfira os seus documentos com regularidade (semanal ou mensalmente)
- Os guarde num local de cópia de segurança seguro
- Mantenha várias cópias (locais e na nuvem)
- Consulte o seu contabilista quanto aos requisitos de retenção
Não esqueça: os períodos de retenção são disponibilizados como orientação e funcionalidade úteis, e não como obrigação legal da nossa parte.
Durante quanto tempo devo conservar os meus documentos financeiros?
Durante quanto tempo devo conservar os meus documentos financeiros?
Os requisitos de retenção variam consoante o país e o tipo de documento:
| País | Faturas e notas de crédito | Orçamentos |
|---|---|---|
| Bélgica | 10 anos | 3 anos |
| Alemanha (GoBD) | 10 anos | 3 anos |
| França | 10 anos | 3 anos |
| Itália | 10 anos | 3 anos |
| Países Baixos | 7 anos | 3 anos |
| Valor predefinido para a UE | 7 anos | 3 anos |
Isto é apenas uma orientação e não constitui aconselhamento jurídico
A legislação local varia e pode ser alterada. Consulte sempre o seu contabilista ou consultor fiscal para conhecer os requisitos de retenção aplicáveis ao seu caso.
RGPD e eliminação
O que acontece se eliminar a minha conta?
O que acontece se eliminar a minha conta?
Quando solicita a eliminação da conta:
- Verificamos se existem documentos dentro do período de retenção recomendado:
- Em caso afirmativo, apresentamos avisos de retenção e o número de documentos abrangidos
- Terá de transferir todos os documentos e reconhecer a sua responsabilidade
- Terá de reconhecer expressamente que:
- Transferiu todos os registos necessários
- Assume a total responsabilidade legal pela sua conservação
- Compreende que a Kworia não é uma sociedade de contabilidade
- Compreende que a eliminação é definitiva
- A eliminação é definitiva e não existe qualquer período de tolerância:
- Os seus dados são removidos da aplicação de imediato: exporte tudo antes de confirmar, porque depois não se aplica qualquer prazo de exportação, em nenhum plano
- Depois de confirmar, os seus dados operacionais são eliminados definitivamente e não é possível recuperá-los; os documentos arquivados ao abrigo de uma garantia de conservação Archive-Vault são conservados até à respetiva data de conservação e só são destruídos se o solicitar e reconhecer separadamente
- O seu reconhecimento fica registado para efeitos de proteção jurídica
Atenção: depois de eliminados, os dados não podem ser recuperados.
Certifique-se, sem qualquer dúvida, de que transferiu tudo o que precisa antes de prosseguir.
Posso eliminar os meus dados durante o período de retenção?
Posso eliminar os meus dados durante o período de retenção?
Sim! A Kworia respeita integralmente o seu direito ao apagamento previsto no artigo 17.º do RGPD, mesmo durante os períodos de retenção recomendados.
Como funciona:
- Alertamo-lo para os requisitos de retenção
- Mostramos-lhe quais os documentos abrangidos
- Disponibilizamos opções de transferência
- Terá de reconhecer expressamente a sua responsabilidade
- Registamos esse reconhecimento para efeitos de conformidade
- Depois disso, avançamos com a eliminação
Importante: a legislação fiscal local pode obrigá-lo a conservar registos financeiros até 10 anos. Eliminá-los do nosso sistema não altera as suas obrigações legais. Tem de os transferir e conservar por si próprio.
Por que motivo tenho de reconhecer a minha responsabilidade?
Por que motivo tenho de reconhecer a minha responsabilidade?
Este passo protege ambas as partes:
Quanto a si:
- É um lembrete claro de que precisa de transferir os seus documentos
- Ajuda-o a tomar uma decisão informada
- Clarifica as suas responsabilidades legais
Quanto a nós:
- Cria um registo legal inequívoco
- Protege-nos de responsabilidade caso venha a ter problemas fiscais mais tarde
- Demonstra a conformidade com o RGPD (respeitando os seus direitos e documentando o processo)
Registamos: o seu endereço IP, a data e hora, o texto exato do reconhecimento, o estado de retenção nesse momento e quais os documentos eliminados.
Planos de subscrição
Qual é a diferença, em matéria de retenção, entre os planos com Archive-Vault e os planos sem Archive-Vault?
Qual é a diferença, em matéria de retenção, entre os planos com Archive-Vault e os planos sem Archive-Vault?
Planos sem Archive-Vault:
- Sem Archive-Vault: sem garantia de arquivo a longo prazo
- Armazenamento operacional: os seus documentos continuam disponíveis na aplicação, mas não garantimos qualquer período de conservação
- Sem prazo após o cancelamento: exporte antes de encerrar a conta: não assumimos qualquer período durante o qual os dados de uma conta encerrada continuem recuperáveis
- Da sua responsabilidade: tem de transferir os dados e efetuar cópias de segurança com regularidade
- Organizações francesas: os bytes exatos de cada documento que transmitem ou recebem através de uma rede de faturação eletrónica (PEPPOL, FNE) são capturados e conservados em França, em todos os planos
Planos com Archive-Vault:
- Archive-Vault incluído: garantia de retenção de 10 anos (ou período personalizado ao abrigo de um contrato negociado individualmente)
- Armazenamento com deteção de adulteração: verificações de integridade e pistas de auditoria
- Exportações prontas para auditoria: uma exportação de cada vez, até ao limite máximo por exportação indicado na aplicação, com cada objeto arquivado do período solicitado mais manifest.json/.csv, audit-trail.json/.csv, transmissions.json/.csv e um README bilingue EN/FR que explica como recalcular você mesmo cada SHA-256
- Documentação de conformidade: exportações e registos para apoiar auditorias regulamentares
Importante: mesmo com o Archive-Vault, mantém o direito, ao abrigo do RGPD, de solicitar a eliminação a qualquer momento (mediante reconhecimento, caso o pedido ocorra durante o período de retenção).
Boas práticas
Como devo fazer cópias de segurança dos meus documentos financeiros?
Como devo fazer cópias de segurança dos meus documentos financeiros?
Estratégia de cópias de segurança recomendada:
- Exportações regulares: transfira todos os documentos semanal ou mensalmente
- Vários locais: guarde cópias em, pelo menos, 2 locais diferentes
- Formato para arquivo a longo prazo: guarde as duas formas de cada documento — o PDF da fatura para ler e a exportação JSON para carregar noutro sistema
- Verifique os ficheiros transferidos: confirme que abrem corretamente depois da transferência
- Armazenamento seguro: utilize armazenamento na nuvem cifrado ou um suporte físico seguro
- Documente o processo: mantenha um registo dos seus procedimentos de cópia de segurança
O que exportar:
- Todas as faturas: o PDF da fatura
- Todas as notas de crédito
- Todos os orçamentos
- Registos de pagamentos
- Informação de clientes
- Todos os anexos (recibos, contratos, entre outros)
Sugestão: os planos com Archive-Vault incluem arquivo a longo prazo automatizado, mas continuamos a recomendar cópias de segurança próprias, por segurança adicional.
Posso eliminar faturas individuais em vez da conta inteira?
Posso eliminar faturas individuais em vez da conta inteira?
Atualmente, a eliminação de documentos individuais não está disponível durante os períodos de retenção. Eis os motivos:
Requisitos fiscais e de auditoria:
- As autoridades tributárias exigem frequentemente sequências de faturação completas e sem falhas
- Números de fatura em falta podem desencadear alertas de auditoria
- Manter a integridade documental é importante para a conformidade
Alternativas:
- Marcar como anulada: pode anular faturas individuais (que permanecem no sistema)
- Aguardar o fim do período de retenção: terminado esse período, a eliminação poderá vir a ser possível
- Eliminação total da conta: eliminar toda a sua conta, mediante reconhecimento
Nota: esta política protege-o a si (de problemas de conformidade involuntários) e a nós (de facilitar eliminações não conformes).
Aspetos técnicos
O que acontece aos meus dados nas cópias de segurança depois da eliminação?
O que acontece aos meus dados nas cópias de segurança depois da eliminação?
Quando solicita a eliminação:
Sistemas principais (de imediato):
- Os seus dados são eliminados de imediato da nossa base de dados de produção
- Os seus ficheiros operacionais são removidos de imediato do armazenamento; os documentos arquivados ao abrigo de uma garantia de conservação Archive-Vault são conservados até à respetiva data de conservação e só são destruídos se o solicitar e reconhecer separadamente
- Deixa de poder aceder à sua conta
Sistemas de cópia de segurança (de forma gradual):
- As cópias de segurança da base de dados e dos ficheiros da aplicação são feitas diariamente e removidas por uma limpeza mensal, pelo que uma cópia pode subsistir até cerca de dois meses: uma única programação, a mesma em todos os planos
- Isto é normal e conforme com o RGPD (as cópias de segurança destinam-se à recuperação após desastre e não ao armazenamento ativo)
O que conservamos (requisitos legais):
- Registos de auditoria: registo anonimizado de que ocorreu uma eliminação (sem dados pessoais)
- Registo do reconhecimento: o seu reconhecimento expresso (incluindo o endereço IP e a data e hora), conservado durante o prazo de prescrição das ações judiciais com base no artigo 17.º, n.º 3, alínea e), do RGPD — declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial
- Registos de transações financeiras: para fins contabilísticos e fiscais (10 anos, lei belga)
Como transfiro os meus dados?
Como transfiro os meus dados?
Pode exportar os registos que criou a partir da página de RGPD e privacidade:
- Aceda a Definições → RGPD e privacidade
- Clique em "Solicitar exportação de dados"
- A exportação é gerada de imediato (ou em poucos minutos, no caso de grandes volumes de dados)
- Clique em "Transferir dados" para obter a exportação
- Clique em "Transferir anexos" para obter os seus ficheiros
O que está incluído:
- Exportação JSON: os registos legíveis por máquina — as faturas, os orçamentos, as despesas, os clientes, os contactos, as submissões de faturação eletrónica e os pagamentos que criou
- Anexos em ZIP: os ficheiros anexados a esses documentos (recibos, contratos, entre outros)
A exportação abrange os registos que criou. O proprietário da organização pode solicitar uma exportação JSON de toda a organização.
Sugestão: exporte com regularidade (todos os meses) para ter sempre uma cópia de segurança atualizada.
Ainda tem questões?
Para questões específicas sobre as suas obrigações legais, consulte o seu contabilista ou consultor fiscal. Para questões sobre a nossa plataforma, visite a página de RGPD e privacidade nas definições da sua conta.