Domande frequenti su conservazione e cancellazione dei dati
Per comprendere le Sue responsabilità e i Suoi diritti
Versione 1.3
Ultimo aggiornamento: 30 agosto 2026
Nozioni di base sulla conservazione
Kworia conserverà le mie fatture al posto mio?
Kworia conserverà le mie fatture al posto mio?
Kworia è una piattaforma SaaS, non uno studio contabile. Non siamo giuridicamente obbligati a conservare le Sue scritture contabili.
Mettiamo a disposizione funzionalità di conservazione dei dati per comodità, ma Lei è giuridicamente responsabile della conservazione delle proprie scritture secondo le leggi fiscali e contabili locali (di norma da 7 a 10 anni per le fatture).
Le consigliamo vivamente di:
- Scaricare regolarmente i propri documenti (con cadenza settimanale o mensile)
- Conservarli in un luogo di backup sicuro
- Mantenere più copie (locale + cloud)
- Rivolgersi al proprio commercialista in merito ai requisiti di conservazione
Ricordi: i periodi di conservazione sono offerti come orientamento e funzionalità utili, non come nostro obbligo di legge.
Per quanto tempo devo conservare i miei documenti contabili?
Per quanto tempo devo conservare i miei documenti contabili?
I requisiti di conservazione variano in base al Paese e al tipo di documento:
| Paese | Fatture e note di credito | Preventivi |
|---|---|---|
| Belgio | 10 anni | 3 anni |
| Germania (GoBD) | 10 anni | 3 anni |
| Francia | 10 anni | 3 anni |
| Italia | 10 anni | 3 anni |
| Paesi Bassi | 7 anni | 3 anni |
| Impostazione predefinita UE | 7 anni | 3 anni |
Si tratta di semplici indicazioni, non di consulenza legale
Le leggi locali variano e possono cambiare. Consulti sempre il Suo commercialista o consulente fiscale per conoscere i requisiti di conservazione specifici applicabili.
GDPR e cancellazione
Che cosa succede se cancello il mio account?
Che cosa succede se cancello il mio account?
Quando Lei richiede la cancellazione dell'account:
- Verifichiamo se i documenti rientrano nella conservazione consigliata:
- In caso affermativo, mostriamo gli avvisi di conservazione e il numero dei documenti
- Lei deve scaricare tutti i documenti e dichiarare di assumersene la responsabilità
- Lei deve dichiarare espressamente che:
- Ha scaricato tutte le scritture necessarie
- Si assume la piena responsabilità legale della loro conservazione
- Comprende che Kworia non è uno studio contabile
- Comprende che la cancellazione è definitiva
- La cancellazione è definitiva e non è previsto alcun periodo di tolleranza:
- I Suoi dati vengono rimossi dall'applicazione immediatamente: esporti tutto prima di confermare, perché in seguito non si applica alcuna finestra di esportazione, su nessun piano
- Una volta confermata, i Suoi dati operativi sono cancellati definitivamente e non possiamo recuperarli; i documenti archiviati con una garanzia di conservazione Archive-Vault sono conservati fino alla loro data di conservazione e vengono distrutti solo se ne fa richiesta espressa e la conferma
- La Sua dichiarazione viene registrata a fini di tutela legale
Attenzione: una volta cancellati, i dati non possono essere recuperati.
Si assicuri con la massima cura di aver scaricato tutto ciò che Le occorre prima di procedere.
Posso cancellare i miei dati durante il periodo di conservazione?
Posso cancellare i miei dati durante il periodo di conservazione?
Sì. Kworia rispetta pienamente il Suo diritto alla cancellazione previsto dall'articolo 17 del GDPR, anche durante i periodi di conservazione consigliati.
Come funziona:
- La avviseremo in merito ai requisiti di conservazione
- Le indicheremo quali documenti sono interessati
- Le metteremo a disposizione le opzioni di download
- Lei dovrà dichiarare espressamente di assumersi la responsabilità
- Registreremo la Sua dichiarazione a fini di conformità
- Procederemo quindi alla cancellazione
Importante: le leggi fiscali locali possono imporLe di conservare le scritture contabili fino a 10 anni. Cancellarle dal nostro sistema non modifica i Suoi obblighi di legge. Deve scaricarle e conservarle Lei stesso.
Perché devo dichiarare di assumermi la responsabilità?
Perché devo dichiarare di assumermi la responsabilità?
Questo tutela sia Lei sia noi:
Per Lei:
- È un promemoria chiaro del fatto che deve scaricare i propri documenti
- La aiuta a prendere una decisione informata
- Chiarisce le Sue responsabilità legali
Per noi:
- Crea una traccia legale inequivocabile
- Ci tutela da responsabilità qualora Lei incontrasse in seguito problemi di natura fiscale
- Dimostra la conformità al GDPR (nel rispetto dei Suoi diritti e con la documentazione del processo)
Registriamo: il Suo indirizzo IP, la marca temporale, il testo esatto della dichiarazione, lo stato di conservazione in quel momento e i documenti cancellati.
Piani di abbonamento
Qual è la differenza, in materia di conservazione, tra i piani con Archive-Vault e quelli che ne sono privi?
Qual è la differenza, in materia di conservazione, tra i piani con Archive-Vault e quelli che ne sono privi?
Piani privi di Archive-Vault:
- Nessun Archive-Vault: nessuna garanzia di archiviazione a lungo termine
- Archiviazione operativa: i Suoi documenti restano disponibili nell'applicazione, ma non garantiamo alcun periodo di conservazione
- Nessuna finestra dopo la disdetta: esporti prima di chiudere l'account: non ci impegniamo ad alcun periodo in cui i dati di un account chiuso restino recuperabili
- Sua responsabilità: deve scaricare i dati ed effettuare backup con regolarità
- Organizzazioni francesi: i byte esatti di ogni documento che trasmettono o ricevono tramite una rete di fatturazione elettronica (PEPPOL, FNE) vengono acquisiti e conservati in Francia, su tutti i piani
Piani con Archive-Vault:
- Archive-Vault incluso: garanzia di conservazione di 10 anni (o periodo personalizzato previsto da un contratto negoziato individualmente)
- Archiviazione con rilevamento delle manomissioni: controlli di integrità e piste di controllo
- Esportazioni pronte per gli audit di conformità: un'esportazione alla volta, entro il limite massimo per esportazione indicato nell'applicazione, con ogni oggetto archiviato del periodo richiesto più manifest.json/.csv, audit-trail.json/.csv, transmissions.json/.csv e un README bilingue EN/FR che spiega come ricalcolare da sé ogni SHA-256
- Documentazione di conformità: esportazioni e registrazioni a supporto degli audit normativi
Importante: anche con Archive-Vault Lei conserva il diritto, ai sensi del GDPR, di chiedere la cancellazione in qualsiasi momento (previa dichiarazione, se durante il periodo di conservazione).
Buone pratiche
Come dovrei eseguire il backup dei miei documenti contabili?
Come dovrei eseguire il backup dei miei documenti contabili?
Strategia di backup consigliata:
- Esportazioni regolari: scarichi tutti i documenti con cadenza settimanale o mensile
- Più ubicazioni: conservi le copie in almeno 2 luoghi diversi
- Formato per il lungo periodo: conservi entrambe le forme di ogni documento — il PDF della fattura da leggere e l'esportazione JSON da caricare in un altro sistema
- Verifica dei download: controlli che i file si aprano correttamente dopo lo scaricamento
- Archiviazione sicura: utilizzi uno spazio cloud cifrato o un archivio fisico sicuro
- Documenti la procedura: tenga traccia delle proprie procedure di backup
Che cosa esportare:
- Tutte le fatture: il PDF della fattura
- Tutte le note di credito
- Tutti i preventivi
- Le registrazioni dei pagamenti
- I dati dei clienti
- Tutti gli allegati (ricevute, contratti, ecc.)
Suggerimento: i piani con Archive-Vault includono l'archiviazione a lungo termine in automatico, ma Le consigliamo comunque di effettuare backup personali per maggiore sicurezza.
Posso cancellare singole fatture anziché l'intero account?
Posso cancellare singole fatture anziché l'intero account?
Al momento la cancellazione dei singoli documenti non è disponibile durante i periodi di conservazione. Ecco perché:
Requisiti fiscali e di verifica:
- Le autorità fiscali richiedono spesso sequenze di fatture complete e senza interruzioni
- I numeri di fattura mancanti possono far scattare segnalazioni in sede di verifica
- Preservare l'integrità documentale è importante ai fini della conformità
Opzioni alternative:
- Contrassegnare come annullata: può annullare singole fatture (che restano nel sistema)
- Attendere la scadenza della conservazione: trascorso il periodo di conservazione, in futuro la cancellazione potrà essere possibile
- Cancellazione completa dell'account: cancelli l'intero account previa dichiarazione
Nota: questa politica tutela sia Lei (da problemi involontari di conformità) sia noi (dall'agevolare cancellazioni non conformi).
Aspetti tecnici
Che cosa succede ai miei dati presenti nei backup dopo la cancellazione?
Che cosa succede ai miei dati presenti nei backup dopo la cancellazione?
Quando Lei richiede la cancellazione:
Sistemi principali (immediato):
- I Suoi dati sono eliminati immediatamente dal nostro database di produzione
- I Suoi file operativi sono rimossi immediatamente dallo spazio di archiviazione; i documenti archiviati con una garanzia di conservazione Archive-Vault sono conservati fino alla loro data di conservazione e vengono distrutti solo se ne fa richiesta espressa e la conferma
- Lei non può più accedere al proprio account
Sistemi di backup (graduale):
- I backup del database e dei file dell'applicazione vengono eseguiti ogni giorno e rimossi da una pulizia mensile, quindi una copia può persistere fino a circa due mesi: un'unica pianificazione, la stessa per tutti i piani
- Ciò è normale e conforme al GDPR (i backup servono al ripristino in caso di disastro, non all'archiviazione attiva)
Che cosa conserviamo (obblighi di legge):
- Registri di audit: traccia anonimizzata dell'avvenuta cancellazione (senza dati personali)
- Registrazione della dichiarazione: la Sua dichiarazione espressa (compresi indirizzo IP e marca temporale), conservata per il termine di prescrizione delle azioni legali sulla base dell'articolo 17, paragrafo 3, lettera e), del GDPR — accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria
- Registrazioni delle operazioni finanziarie: per finalità contabili e fiscali (10 anni, legge belga)
Come faccio a scaricare i miei dati?
Come faccio a scaricare i miei dati?
Può esportare i record che ha creato dalla pagina GDPR e privacy:
- Vada su Impostazioni → GDPR e privacy
- Faccia clic su "Richiedi esportazione dati"
- L'esportazione è generata immediatamente (o entro pochi minuti per grandi volumi di dati)
- Faccia clic su "Scarica dati" per ottenere l'esportazione
- Faccia clic su "Scarica allegati" per ottenere i Suoi file
Che cosa è incluso:
- Esportazione JSON: i record leggibili dalle macchine — le fatture, i preventivi, le spese, i clienti, i contatti, le trasmissioni di fatturazione elettronica e i pagamenti che ha creato
- Archivio ZIP degli allegati: i file allegati a quei documenti (ricevute, contratti, ecc.)
L'esportazione riguarda i record che ha creato. Il titolare dell'organizzazione può richiedere un'esportazione JSON dell'intera organizzazione.
Suggerimento: esporti regolarmente (ogni mese) per disporre sempre di un backup aggiornato.
Ha ancora domande?
Per domande specifiche sui Suoi obblighi legali, consulti il Suo commercialista o consulente fiscale. Per domande sulla nostra piattaforma, visiti la pagina GDPR e privacy nelle impostazioni del Suo account.