FAQ conservation des données & suppression
Comprendre vos responsabilités et vos droits
Version 1.3
Dernière mise à jour : 30 août 2026
Bases de la conservation
Kworia conservera-t-il mes factures pour moi ?
Kworia conservera-t-il mes factures pour moi ?
Kworia est une plateforme SaaS, pas un cabinet comptable. Nous ne sommes pas légalement obligés de conserver vos documents financiers.
Nous fournissons des fonctionnalités de conservation de données par commodité, mais vous êtes légalement responsable de maintenir vos propres documents selon vos lois fiscales et comptables locales (généralement 7 à 10 ans pour les factures).
Nous recommandons fortement :
- Télécharger régulièrement vos documents (hebdomadairement ou mensuellement)
- Les stocker dans un emplacement de sauvegarde sécurisé
- Conserver plusieurs copies (local + cloud)
- Consulter votre comptable sur les exigences de conservation
Rappel : Les périodes de conservation sont offertes à titre indicatif et comme fonctionnalités utiles, pas comme une obligation légale de notre part.
Combien de temps dois-je conserver mes documents financiers ?
Combien de temps dois-je conserver mes documents financiers ?
Les exigences de conservation varient selon le pays et le type de document :
| Pays | Factures & avoirs | Devis |
|---|---|---|
| Belgique | 10 ans | 3 ans |
| Allemagne (GoBD) | 10 ans | 3 ans |
| France | 10 ans | 3 ans |
| Italie | 10 ans | 3 ans |
| Pays-Bas | 7 ans | 3 ans |
| UE par défaut | 7 ans | 3 ans |
Ceci est fourni à titre indicatif uniquement, pas comme un conseil juridique
Les lois locales varient et peuvent changer. Consultez toujours votre comptable ou conseiller fiscal pour comprendre vos exigences spécifiques de conservation.
RGPD & suppression
Que se passe-t-il si je supprime mon compte ?
Que se passe-t-il si je supprime mon compte ?
Lorsque vous demandez la suppression de compte :
- Nous vérifions si des documents sont sous conservation recommandée :
- Si oui : nous affichons des avertissements de conservation et le nombre de documents
- Vous devez télécharger tous les documents et reconnaître votre responsabilité
- Vous devez reconnaître explicitement :
- Vous avez téléchargé tous les documents nécessaires
- Vous acceptez l'entière responsabilité légale de les maintenir
- Vous comprenez qu'Kworia n'est pas un cabinet comptable
- Vous comprenez que la suppression est permanente
- La suppression est définitive et il n'y a aucune période de grâce :
- Vos données sont retirées de l'application immédiatement — exportez tout avant de confirmer, car aucune fenêtre d'export ne s'applique ensuite, sur aucun plan
- Une fois que vous confirmez, vos données opérationnelles sont définitivement supprimées et nous ne pouvons pas les récupérer ; les documents archivés sous garantie de conservation Archive-Vault sont conservés jusqu'à leur date de conservation et ne sont détruits que sur votre propre demande, documentée
- Votre reconnaissance est enregistrée pour protection juridique
Critique : une fois supprimées, les données ne peuvent pas être récupérées.
Assurez-vous absolument d'avoir téléchargé tout ce dont vous avez besoin avant de procéder.
Puis-je supprimer mes données pendant la période de conservation ?
Puis-je supprimer mes données pendant la période de conservation ?
Oui ! Kworia respecte pleinement votre droit RGPD Article 17 à l'effacement, même pendant les périodes de conservation recommandées.
Comment ça marche :
- Nous vous avertirons des exigences de conservation
- Nous vous montrerons quels documents sont concernés
- Nous fournirons des options de téléchargement
- Vous devez reconnaître explicitement votre responsabilité
- Nous enregistrerons votre reconnaissance pour la conformité
- Ensuite nous procéderons à la suppression
Important : Les lois fiscales locales peuvent vous obliger à conserver les documents financiers jusqu'à 10 ans. Les supprimer de notre système ne change pas vos obligations légales. Vous devez les télécharger et les conserver vous-même.
Pourquoi dois-je reconnaître ma responsabilité ?
Pourquoi dois-je reconnaître ma responsabilité ?
Cela vous protège autant que nous :
Pour vous :
- C'est un rappel clair que vous devez télécharger vos documents
- Cela vous aide à prendre une décision éclairée
- Cela clarifie vos responsabilités légales
Pour nous :
- Cela crée un enregistrement juridique clair
- Cela nous protège de la responsabilité si vous rencontrez des problèmes fiscaux plus tard
- Cela démontre la conformité RGPD (respecter vos droits tout en documentant le processus)
Nous enregistrons : Votre adresse IP, l'horodatage, le texte exact de reconnaissance, le statut de conservation au moment, et quels documents ont été supprimés.
Plans de compte
Quelle est la différence, pour la conservation, entre les plans avec et sans Archive-Vault ?
Quelle est la différence, pour la conservation, entre les plans avec et sans Archive-Vault ?
Plans sans Archive-Vault :
- Pas d'Archive-Vault : Aucune garantie d'archivage à long terme
- Stockage opérationnel : vos documents restent disponibles dans l'application, mais nous ne garantissons aucune durée de conservation
- Aucune fenêtre après la résiliation : exportez avant de fermer votre compte — nous ne nous engageons sur aucune durée pendant laquelle les données d'un compte fermé resteraient récupérables
- Votre responsabilité : vous devez télécharger et sauvegarder régulièrement
- Organisations françaises : les octets exacts de chaque document qu'elles transmettent ou reçoivent via un réseau de facturation électronique (PEPPOL, FNE) sont capturés et conservés en France, sur tous les plans
Plans avec Archive-Vault :
- Archive-Vault inclus : Garantie de conservation de 10 ans (ou personnalisée dans le cadre d'un contrat négocié individuellement)
- Stockage à intégrité vérifiable : Vérifications d'intégrité et pistes d'audit
- Exports prêts pour l'audit : un export à la fois, dans la limite du plafond par export indiqué dans l'application, contenant chaque objet archivé de la période demandée, plus manifest.json/.csv, audit-trail.json/.csv, transmissions.json/.csv et un README bilingue EN/FR expliquant comment recalculer vous-même chaque SHA-256
- Documentation de conformité : Exports et enregistrements pour soutenir les audits réglementaires
Important : Même avec Archive-Vault, vous avez toujours le droit RGPD de demander la suppression à tout moment (avec reconnaissance si pendant conservation).
Meilleures pratiques
Comment dois-je sauvegarder mes documents financiers ?
Comment dois-je sauvegarder mes documents financiers ?
Stratégie de sauvegarde recommandée :
- Exports réguliers : Téléchargez tous les documents hebdomadairement ou mensuellement
- Plusieurs emplacements : Conservez des copies dans au moins 2 endroits différents
- Format à long terme : Conservez les deux formes de chaque document — le PDF de la facture pour la lire et l'export JSON pour la recharger dans un autre système
- Vérifiez les téléchargements : Vérifiez que les fichiers s'ouvrent correctement après téléchargement
- Stockage sécurisé : Utilisez un stockage cloud chiffré ou un stockage physique sécurisé
- Documentez votre processus : Conservez un enregistrement de vos procédures de sauvegarde
Quoi exporter :
- Toutes les factures — le PDF de la facture
- Tous les avoirs
- Tous les devis
- Enregistrements de paiement
- Informations clients
- Toutes les pièces jointes (reçus, contrats, etc.)
Astuce : Les plans avec Archive-Vault incluent un archivage à long terme automatisé, mais nous recommandons toujours vos propres sauvegardes pour plus de sécurité.
Puis-je supprimer des factures individuelles au lieu de tout mon compte ?
Puis-je supprimer des factures individuelles au lieu de tout mon compte ?
Actuellement, la suppression de documents individuels n'est pas disponible pendant les périodes de conservation. Voici pourquoi :
Exigences fiscales et d'audit :
- Les autorités fiscales exigent souvent des séquences de factures complètes et ininterrompues
- Les numéros de facture manquants peuvent déclencher des signalements d'audit
- Maintenir l'intégrité des documents est important pour la conformité
Options alternatives :
- Marquer comme annulée : Vous pouvez annuler des factures individuelles (elles restent dans le système)
- Attendre l'expiration de la conservation : Une fois passée la conservation, la suppression pourrait être possible à l'avenir
- Suppression complète du compte : Supprimez votre compte entier avec reconnaissance
Note : Cette politique vous protège (des problèmes de conformité accidentels) et nous protège (de faciliter des suppressions non conformes).
Technique
Qu'advient-il de mes données dans les sauvegardes après suppression ?
Qu'advient-il de mes données dans les sauvegardes après suppression ?
Lorsque vous demandez la suppression :
Systèmes primaires (immédiat) :
- Vos données sont supprimées de notre base de données de production immédiatement
- Vos fichiers opérationnels sont retirés du stockage immédiatement ; les documents archivés sous garantie de conservation Archive-Vault sont conservés jusqu'à leur date de conservation et ne sont détruits que sur votre propre demande, documentée
- Vous ne pouvez plus accéder à votre compte
Systèmes de sauvegarde (graduel) :
- Les sauvegardes de la base de données et des fichiers de l'application sont réalisées quotidiennement et supprimées par un nettoyage mensuel : une copie peut donc subsister pendant environ deux mois — un seul calendrier, identique sur tous les plans
- Ceci est normal et conforme au RGPD (les sauvegardes sont pour la récupération de catastrophe, pas le stockage actif)
Ce que nous conservons (exigences légales) :
- Journaux d'audit : Enregistrement anonymisé qu'une suppression a eu lieu (pas de données personnelles)
- Enregistrement de reconnaissance : Votre reconnaissance explicite (y compris l'adresse IP et l'horodatage), conservée pendant le délai de prescription des actions en justice sur la base de l'article 17, paragraphe 3, point e), du RGPD — constatation, exercice ou défense de droits en justice
- Enregistrements de transactions financières : Pour fins comptables/fiscales (10 ans, droit belge)
Comment télécharger mes données ?
Comment télécharger mes données ?
Vous pouvez exporter les enregistrements que vous avez créés depuis la page RGPD & Confidentialité :
- Allez dans Paramètres → RGPD & Confidentialité
- Cliquez sur « Demander un export de données »
- L'export est généré immédiatement (ou en quelques minutes pour les grands ensembles de données)
- Cliquez sur « Télécharger les données » pour obtenir votre export
- Cliquez sur « Télécharger les pièces jointes » pour obtenir vos fichiers
Ce qui est inclus :
- Export JSON : les enregistrements lisibles par machine — les factures, devis, dépenses, clients, contacts, transmissions de facturation électronique et paiements que vous avez créés
- ZIP de pièces jointes : les fichiers attachés à ces documents (reçus, contrats, etc.)
L'export porte sur les enregistrements que vous avez créés. Le propriétaire de l'organisation peut demander un export JSON de l'organisation entière.
Astuce : exportez régulièrement (chaque mois) pour toujours disposer d'une sauvegarde à jour.
D'autres questions ?
Pour des questions spécifiques sur vos obligations légales, consultez votre comptable ou conseiller fiscal. Pour des questions sur notre plateforme, visitez la page RGPD & Confidentialité dans les paramètres de votre compte.