FAQ Datenaufbewahrung & Löschung

Kworia ist eine SaaS-Plattform, keine Steuerkanzlei. Wir sind nicht gesetzlich verpflichtet, Ihre Finanzdokumente aufzubewahren.

Wir bieten Datenaufbewahrungsfunktionen als Komfort an, aber Sie sind rechtlich verantwortlich für die Aufbewahrung Ihrer eigenen Unterlagen gemäß Ihren lokalen Steuer- und Buchführungsgesetzen (typischerweise 7 bis 10 Jahre; in Deutschland 10 Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB, in Österreich 7 Jahre nach § 132 BAO).

Erinnerung: Aufbewahrungsfristen werden als hilfreiche Orientierung und Funktionen angeboten, nicht als gesetzliche Verpflichtung unsererseits.

Aufbewahrungsanforderungen variieren je nach Land und Dokumenttyp:

Wenn Sie eine Kontolöschung beantragen:

1. Wir prüfen, ob Dokumente unter empfohlener Aufbewahrung stehen:
   • Wenn ja: wir zeigen Aufbewahrungswarnungen und Dokumentenzahlen
   • Sie müssen alle Dokumente herunterladen und Ihre Verantwortung bestätigen
2. Sie müssen ausdrücklich bestätigen:
   • Sie haben alle notwendigen Unterlagen heruntergeladen
   • Sie übernehmen die volle rechtliche Verantwortung für deren Aufbewahrung
   • Sie verstehen, dass Kworia keine Steuerkanzlei ist
   • Sie verstehen, dass die Löschung endgültig ist
3. Die Löschung ist endgültig, und es gibt keine Kulanzfrist:
   • Ihre Daten werden sofort aus der Anwendung entfernt — exportieren Sie alles, bevor Sie bestätigen, denn danach gilt in keinem Tarif ein Exportfenster
   • Sobald Sie bestätigen, werden Ihre operativen Daten endgültig gelöscht und wir können sie nicht wiederherstellen; Dokumente unter einer Archive-Vault-Aufbewahrungsgarantie bleiben bis zu ihrem Aufbewahrungsdatum erhalten und werden nur dann vernichtet, wenn Sie dies gesondert verlangen und bestätigen
   • Ihre Bestätigung wird zum Rechtsschutz aufgezeichnet

Ja! Kworia respektiert vollständig Ihr DSGVO Art. 17 Recht auf Löschung, auch während empfohlener Aufbewahrungsfristen.

Wichtig: Lokale Steuergesetze können verlangen, dass Sie Finanzdokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Deren Löschung aus unserem System ändert nichts an Ihren gesetzlichen Verpflichtungen. Sie müssen sie selbst herunterladen und aufbewahren.

Dies schützt sowohl Sie als auch uns:

Wir zeichnen auf: Ihre IP-Adresse, Zeitstempel, den genauen Bestätigungstext, den Aufbewahrungsstatus zum Zeitpunkt und welche Dokumente gelöscht wurden.

Wichtig: Selbst mit Archive-Vault haben Sie weiterhin das DSGVO-Recht, jederzeit eine Löschung zu beantragen (mit Bestätigung während der Aufbewahrung).

Tipp: Tarife mit Archive-Vault beinhalten eine automatisierte Langzeitarchivierung, aber wir empfehlen trotzdem eigene Backups für zusätzliche Sicherheit.

Derzeit ist die Löschung einzelner Dokumente während Aufbewahrungsfristen nicht verfügbar. Die Gründe dafür:

Hinweis: Diese Richtlinie schützt sowohl Sie (vor versehentlichen Compliance-Problemen) als auch uns (davor, nicht-konforme Löschungen zu erleichtern).

Wenn Sie eine Löschung beantragen:

Sie können die von Ihnen erstellten Datensätze über die DSGVO & Datenschutz-Seite exportieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → DSGVO & Datenschutz
2. Klicken Sie auf „Datenexport anfordern“
3. Export wird sofort generiert (oder innerhalb von Minuten bei großen Datensätzen)
4. Klicken Sie auf „Daten herunterladen“, um Ihren Export zu erhalten
5. Klicken Sie auf „Anhänge herunterladen“, um Ihre Dateien zu erhalten

Der Export umfasst die von Ihnen erstellten Datensätze. Der Inhaber der Organisation kann einen JSON-Export der gesamten Organisation anfordern.

Tipp: Exportieren Sie regelmäßig (monatlich), damit Sie immer ein aktuelles Backup haben.